Mes apps essentielles - PRO

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Ce n'est plus un secret pour personne, je ne suis pas la plus productive et organisée au monde... Mais Dieu merci, Steve Jobs a changé le cours de l'existence et les personnes comme moi ne sont plus nécessairement vouées à des vies professionnelles de désordre et grand n'importe quoi! J'ai du me passer de smartphone en 2016 et autant vous dire que ca s'est ressenti dans mon travail, ce fut très handicapant. Je m'étais alors promis que je ne prendrai plus jamais pour acquis cet outil incroyable que l'on a au bout de la main, et que j'en ferai le meilleur usage professionnel possible quand j'en aurai de nouveau un. Fini les selfies, mon smartphone est devenu mon bras droit! J'ai testé des tonnes et des tonnes d'applications au cours de ces dernières années, certaines étaient totalement inutiles ou très mal pensées, d'autres très bien faites et utiles mais au fil du temps certaines ont prit du sens dans ma routine quotidiennes et d'autres -aussi soient-telles- sont passées à la trappe. Je vous présente donc les applications sans lesquelles Arts of Zaman ne peut pas, ou presque pas (n'abusons pas), fonctionner! Gardez en tête que ces applications sont pertinentes et d'une grande aide pour mon workflow, ce qui a une place dans ma routine n'en a peut-être pas dans la votre. J'espère que cela pourra malgré tout être utile à certain(e)s d'entres vous!

 

Travailler seul et à son compte, c'est la dure tâche d'être à la fois sa propre secrétaire, community manager, comptable, chef de projet, informaticienne, graphiste, et plus. Alors voici les applications qui m'aident à jongler entre toutes ces casquettes:

 

  • UNUM

Planification des publications Instagram - Cette application me permet de programmer des notifications de rappel pour poster sur telle publication tel jour à telle heure (aucune application ne permet de poster automatiquement, Instagram l'interdit). Mais elle me sert surtout à prévoir à l'avance le visuel de ma page Instagram, arranger et réarranger les photos à ma guise jusqu'à avoir le meilleur rendu. On peut éditer les photos, écrire la légende, ajouter des hashtags, bref faire en sorte que tout soit prêt à l'avance et ne plus avoir à y penser au quotidien.

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  • ACUITY SCHEDULING

Gestion des prises de rendez-vous - J'ai testé des tonnes de services de prise de rendez-vous en ligne, et il y avait toujours un hic, un "si seulement on pouvait faire ceci ou cela". Acuity Scheduling est le premier service dont je suis entièrement satisfaite et que je ne changerai pour rien au monde car je n'ai même encore pu faire usage de tout ce qu'il propose tant il offre de possibilités. L'application permet tellement de personnaliser et parfaire dans les moindres détails l'automatisation de la prise de rendez-vous qu'il n'y a par la suite plus rien à faire soi-même! Ca m'a littéralement changé la vie.

App Store - Version web

 

  • CITYMAPPER

Itinéraires en transports en communs - Et oui, je ne suis pas véhiculée. Cela ne m'a pas empêché de vadrouiller l'Ile-de-France entière à la rencontre de mes clientes, en bus, en train, en métro, en RER. Je peux vous assurer que la découverte de Citymapper m'a changé la vie tant l'application est précise et à jour. En tant que professionnelle, il est important d'être ponctuel et surtout de maximiser son temps, Avec cette application je peux prévoir mes déplacements à la minute près, de porte à porte. Il faut l'essayer pour comprendre que ce n'est pas un app d'itinéraire comme les autres.

App Store - Play Store

 

  • IFTTT

Outil pour automatiser des tâches courantes sur les smartphones et le web - "If This Then That", c'est le nom de l'application, et il explique bien son concept. "Si ceci, alors cela", c'est-à-dire qu'elle permet de créer des équations dans votre téléphone ou sur le web pour que certaines action s'enclenchent automatiquement, et ça c'est un gain de temps incroyable. Par exemple, la formule que j'utilise le plus est si je poste une photo sur Instagram, la poster simultanément sur Twitter en tant que photo native (plutôt qu'en lien de partage comme c'est le cas normalement). La clé d'une vie entrepreunariale c'est le gain de temps, et les tâches répétitives sont celles sur lesquelles on en perd le plus. IFTTT est donc extrêmement utile.

App Store - Play Store

 

  • CANVA

Designs de supports marketing - Cette application met à disposition des modèles ("templates") personnalisables pour des buts variés. C'est avec elle que je crée mes images de type flyers, bannières, etc. En deux trois clics, on peut customiser ou créer de toute pièce un beau graphisme, sans passer par Photoshop. Beaucoup d'applications permettent de faire ce genre de documents, mais aucune ne nous sert sur un plateau des dizaines d'idées comme le fait Canva, et on sait tous que le plus difficile est de trouver une idée de design, pas de la réaliser.

App Store - Version web

 

  • PAYMENT FOR STRIPE

Paiement par carte bleue sur smartphone - Vous connaissez tous ces petits boîtiers de paiement en CB dont on voit les pubs sur Facebook. Un outil en plus dont on veut qu'on s'encombre, alors qu'il suffit d'avoir un compte sur le système de paiement Stripe (similaire à Paypal mais beaucoup plus complet) pour pouvoir accepter les paiements en CB sur votre smartphone. Il y a des frais sur chaque transaction, mais c'est aussi le cas avec les boîtiers. Alors tant qu'à faire, je préfère pouvoir avoir la possibilité de prendre un paiement peu importe où je suis et n'importe quand avec mon iPhone, plutôt que de devoir me balader tout les jours avec le boîtier dans mon sac.

App Store - Play Store

 

  • XPENDITURE

Enregistrement des tickets de caisse/factures, rapport des dépenses - Avec cette application je prends en photo tout les tickets de caisses ou factures liées à Arts of Zaman pour suivre mes dépenses et faciliter ma comptabilité, et surtout me souvenir de ce que j'ai acheté car on connait tous ce moment où après avoir dilapidé son budget on se demande où est passé son argent et on ne peut plus s'en souvenir. Alors avec Xpenditure je sais précisément ce que j'ai fais de mon argent car je ne laisse passer aucun ticket de caisse. C'est important pour la santé financière de son entreprise d'avoir un outil nous permettant d'être conscient de ce que l'on fait. Cela évite d'investir plus que l'on ne gagne!

App Store - Play Store

 

  • ALMA3ANI

Dictionnaire de langue française ou anglaise vers la langue arabe (et vice versa) - Il n'y a pas pire que de faire un magnifique travail de calligraphie et se rendre compte au final que l'on s'est trompé de traduction. Google a bien des défauts quant à la traduction de l'arabe (et surement d'autres langues). Il y a un gros manque de nuances, et l'arabe est une langue où un mot peut vouloir dire 20 choses, donc ces nuances sont nécessaires. Alma3ani avec ses plusieurs propositions de traduction m'aide à être sûre de bien choisir le mot approprié.

App Store - Play Store

 

  • FICHIERS/iCLOUD

Stockage et transfert de documents accessibles sur tout appareil synchronisé - Toujours dans l'idée de gagner du temps, avoir accès à tout ses documents professionnels en tout temps est indispensable. J'ai longtemps dû attendre de rentrer chez moi et être face à mon ordinateur pour pouvoir communiquer des documents à mes clients, et cela se terminait souvent par des oublis. En transférant mes fichiers de mon ordinateur à mon smartphone en deux clics, j'ai l'assurance d'être prête, en tant que professionnelle, à répondre à toute demande dans l'immédiat.

Intégré dans l'iPhone

 

  • MAILCHIMP

Gestion des campagnes de newsletter et envoi - Cette application donne accès à toutes les fonctionnalités de la version web de Mailchimp. Vous pouvez créer de toute pièce une campagne de newsletter, gérer vos listes d'abonnés, suivre la progression de vos campagnes, voir les rapports etc. Tout ce qu'il faut pour gérer votre communication avec efficacité. 

App Store - Play Store - Version web

 

  • DO 3 THINGS

Liste de tâches simplifiée - A cause de mes problèmes d'organisation, j'ai testé presque toutes les applications de to do list et calendrier de l'App Store, et aucune ne m'a entièrement satisfaite. On nous propose tellement de fonctions que l'on passe plus de temps dans les réglages qu'à utiliser l'application. Do 3 Things a une interface extrêmement simple, les tâches sont représentées par des points. On ne voit pas de liste à proprement parler si on n'appuies pas sur l'écran, et ça évite d'être submergé par la vue de tout notre travail à effectuer. Juste trois points (ou plus ou moins) sous chaque jour, qui nous rappellent que l'on à quelque chose à faire.

App Store

 

  • HOURS

Tracking et rapport des heures de travail par tâches et/ou projets - Le concept d'Hours est un peu le même que celui d'un employé qui pointe à son arrivée au travail et à son départ. L'application va enregistrer votre temps de travail sur les tâches ou projets choisis. Cela me permet de savoir combien d'heures facturer à un client pour un projet freelance, ou combien d'heures de travail prendre en compte pour fixer le prix d'une de mes créations. Je l'utilise aussi pour me donner des objectifs de tant d'heures de travail par semaine, globalement. 

Note: je teste actuellement l’application Timely, qui me semble encore plus agréable à utiliser et aboutie. Si convaincue, je remplacerai Hours par Timely.

App Store - Version web

 

  • iMOVIE

Montage et édition de vidéos - Vous n'avez pas encore pu profiter du travail que j'effectue avec iMovie mais ça ne saurait tarder. Il me sert à monter toutes les vidéos que je souhaite bientôt publier: tutoriels, vidéo accélérée, etc. Je n'ai jamais tenté l'utilisation sur MacBook car trop de possibilités d'édition m'empêchent d'aller droit au but et me perdent dans le logiciel. Avec l'application, je me contente du minimum et c'est largement suffisant: couper, supprimer, déplacer des séquences, ajouter du texte etc.

Intégré dans l'iPhone

 

Ajoutez à toutes ces applications un pack de 4 applications Squarespace (Note, Blog, Analytics, Commerce) qui est l'hébergeur de mon site internet, et qui me permettent notamment de boucler et publier cet article dans le métro! 

J'espère que cet article vous a été utile, n'hésitez pas à me poser des questions sur le fonctionnement de certaines applications et me laisser votre avis quand vous les aurez testé. On se retrouve pour la prochaine sélection de mes applications essentielles, version perso cette fois :)

Samia